종업원 상해 보상보험 - 급료장부(Payroll)에 없는 종업원이 다치면

종업원 상해보상 보험(Workers Compensation Insurance)은 정확히 말해서 종업원의 상해보상 및 고용주의 책임 보험(Workers Compensation & Employers Liability Insurance)이라고 불린다. 전자 종업원의 상해보상보험은 종업원이 사고나 질병으로 인한 신체상해(Bodily Injury by accident or disease)를 입을 때, 또는 그 결과 사망할 때, 종업원 상해보상법(Workers Compensation Laws)에 정해진 일정한 혜택을 그 몸을 다친 종업원이 받을 수 있도록 한 것이며, 후자 고용주의 책임보험은 직업상 일하다 몸을 다친 종업원이 고용주의 태만(Negligence of the employer)에 대해서 책임을 물을 때 그 고용주의 책임을 물어주도록 한 것이다.
종업원 상해보상법은 직장에서 자기에게 부여된 업무를 수행하다가 발생하는 사고나 질병으로 몸을 다친 종업원에게 자기의 신체상해를 가져온 고용주의 태만에 대한 책임을 물음과 동시에 일정한 보상을 받을 권리를 부여하고 있다. 한편, 종업원 상해보상 보험을 가입한 고용주는 신체상해를 입은 종업원이 이 법에 정해진 일정한 보상을 받을 수 있도록 할 뿐 아니라 고용주의 태만으로 인한 책임을 물어주도록 하고 있다. 이러한 맥락에서 종업원 상해보상 보험은 종업원과 고용주를 모두 보호해주는 보험이라고 할 수 있다.
종업원 상해보상보험(Workers Compensation Insurance)은 직업상 신체상해를 입은 종업원에게 즉각적으로 치료비와 수술비(Medical & Surgical Expenses)를 물어줄 뿐 아니라 신체상해로 잃어버린 수입(Loss of Earnings)을 보상해주며, 만일 신체상해로 죽게 되면 유가족에게 사망보상금(Death Benefits)을 지급해준다. 고용주 책임보험(Employers Liability Insurance)은 사고로 신체상해를 입은 경우에는 사고당 $100,000까지 보상금을 지급할 수 있고, 질병으로 신체상해를 입은 경우에는 종업원 1인당 $100,000까지 증서당 $500,000까지 보상금을 지급할 수 있다.
종업원을 거느리는 고용주는 모름지기 종업원 상해보상 및 고용주 책임보험을 반드시 급료가 나가기 전에 들어야 한다. 회계사는 회사설립이 되자마자 종업원에게 급료가 지급되기 전에 이 보험을 들도록 권장하는 것이 바람직하다. 그런데 급료장부에 올라가지 않은 종업원은 어떻게 되는가?
뉴욕 주는 개인 자영업자(Individual Sole-Proprietor), 2인 이상의 동업자(Partners) 그리고 작은 법인체(Small Corporation with one or two stockholders)의 1인 또는 2인 소유자(주주)들은 고용주로 간주되기 때문에 종업원 상해보상 보험의 대상에서 제외하고 있다. 그러나 이상 말한 고용주들 밖에 종업원들이 있을 경우에는 이 종업원들을 위해서 종업원상해보상보험을 반드시 들어야 한다. 물론 동 보험의 대상에서 제외된 고용주들일지라도 종업원처럼 일하고 있기 때문에 자기들이 원하면 동 보험에 가입할 수 있다.
그런데 문제가 되는 것은 급료 장부에 올라가지 않은 종업원들이 있다는 사실이다. 회계장부에 올라가지 않은 종업원들은 형식상 없는 것처럼 보이지만 실제로 고용주를 위해서 일하고 있기 때문에 궁극적으로 그 종업원들의 신변에 대한 실질적 책임이 고용주에게 있는 것이다. 이러한 종업원들의 신변에 대한 궁극적 책임을 면하기 위해서 고용주는 ‘어떤 방법으로든지’ 동 보험을 들어 두어야 한다.
뉴욕 주에서는 급료장부에 올라가지 않은 종업원일지라도 일하다 다치거나 일로 인한 병이 들었을 때 그 책임이 고용주에게 돌아가게 되어있으며, 사고 당시 종업원 상해보상보험을 들고 있으면, 그 보험회사가 그 사고에 대한 처리를 하도록 되어있다. 따라서 보험회사들은 급료장부에 올라가지 않은 종업원을 찾아내서 보험료를 추징하려는 성향을 갖게 된다. 급료장부에 올라가지 않은 종업원은 업소 현장방문을 통해서 발견할 수 있기 때문에 현장을 방문하는 보험회사의 조사요원(Inspector)은 업소의 안전 상태와 실제로 일하는 종업원의 숫자를 파악하려는 의도를 갖고 있다. 여하 간에 종업원 상해보상보험을 들고 있는 고용주는 급료장부에 아직 올라가지 않은 종업원일지라도 그 종업원이 작업 중 사고를 당하면 들고 있는 동 보험에 의해서 보호를 받게 할 수 있다. 따라서 동 보험을 들고 있다고 하는 그 자체가 중요성을 갖게 된다.

Moses S. Kim 김성준

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종업원 상해보상 보험 - 1인 내지 2인 법인체의 주주 제외로 발생하는 문제

자영업자(Sole Proprietor), 조합영업자(Partners), 제한책임회사(Limited Liability Company=LLC)의 회원(Members), 1인 내지 2인 법인체(One man or Two men Corporation)의 주주영업자(Shareholder-Executive Officers)는 고용주이면서 동시에 종업원으로 간주되기 때문에 뉴욕 주는 고용주 자신들을 동 보험에 들고 안 드는 것을 고용주 자신들이 스스로 선택하는 것을 허용하고 있다. 그래서 뉴욕 주에서는 고용주가 자신을 종업원으로 간주하여 보험에 들 수도 있고(Inclusion), 반대로 보험료를 안내고 혜택을 포기하는 대신 자신들은 동 보험대상에서 빠질 수도 있다(Exclusion). 한편 뉴져지 주에서는 법인체의 주주영업자는 법적 고용주인 법인체의 종업원으로 간주되어 자신들을 제외시킬 수가 없다. 따라서 뉴져지 주에서는 법인체의 주주들일지라도 예외 없이 동 보험을 들어야 한다. 이상 말한 고용주들은 소위 “소기업 고용주들”이라고 할 수 있는데, 이 분들의 고민은 법이 정한대로 세금, 보험료, 등을 다 내다보면 남는 것이 별로 없다는 데 있다. 그래서 고용주라고 일하다 몸을 다치지 않는다는 보장이 있는 것도 아닌데도 불구하고, 종업원 상해보상을 포기해가면서 까지 자신들을 동 보험에서 제외시키는 경향이 있다. 일반적으로 1인 내지 2인 주주 법인체인 경우 그 한 사람 내지 두 사람의 고용주를 제외하고 아무도 급료장부에 기록된 종업원이 없는 경우가 대부분인 것 같다. 그러나 업소에 가보면 실제로 일하는 종업원들을 볼 수 있다는 것이 문제가 된다.
서류상 소기업 고용주들이 자기 자신들을 제외하면 급료장부에 기록된 종업원이 없는 관계로 동 보험을 들지 않아도 된다. 어떤 분은 10년이 지나도록 동 보험을 안 들고도 아무런 제제도 받지 않고 지냈는데, 요즈음 뉴욕 주정부의 단속으로 영업정지명령을 받게 되는 일이 발생하고 있다. 그래서 부랴부랴 동 보험을 들려고 하는데, 여전히 문제가 되는 것은 급료장부에 기록될 종업원이 소기업 고용주 자신들밖에 없다는 점이다. 그래서 결국은 단속을 피하기 위해서는 보험증서가 필요하기 때문에 소기업 고용주 자신들을 동 보험에 가입할 수밖에 없는 처지가 된다.
소기업 고용주들도 일하다 다치지 않는다는 보장이 없기 때문에 원래 자기 자신들도 동 보험에 드는 것이 바람직한 처지이기는 하지만, 고용주들의 동 보험료 산출에 사용되는 급료액수는 일반 종업원들의 그 것과 다르기 때문에 일반 종업원에 비해 고용주 자신들에 해당되는 동 보험비용이 상대적으로 많이 든다는 것이 소기업 고용주들의 딜레마가 되고 있다. 일반 종업원들의 급료액수는 얼마가 되든지 실 수령액이 되지만, 고용주들의 급료액수는 최저액수와 최고액수가 동 법에 의해 정해져 있어 실 수령액이 최저액수가 안 되는 경우(대부분의 경우)에 최저액수가 적용된다. 현재 적용되는 최저액수는 주급 600불(년 31,200불), 최고액수는 주급 1,800불(년 93,600불)이다. 최저 및 최고 액수는 보험료 산정을 위해서 사용된다.
소기업 고용주들의 고민을 이해할 수 없는 것은 아니다. 일반적으로 이제 막 시작한 사업체의 경우에는 보고된 급료기록이 없기 때문에 급료장부에 기록될 종업원 숫자와 그들의 급료액수를 추정하여 동 보험에 가입하게 된다. 그래서 자기를 합법적으로 제외할 수 있는 1인 내지 2인 고용주에 대한 급료밖에 급료장부에 기록될 종업원이 없을 것이 확실히 예견되는 상황에서도 고용주를 제외하고 1인 내지 2인 종업원의 가상 급료를 추정하여 최저 보험료를 산출하고, 그에 따라 소기업 고용주를 동 보험에 가입시키는 경우를 자주 보게 된다. 우선 먹기는 곶감이 달다. 이 경우에 문제는 1년 후에 발생한다.
‘보험이 시작될 때’ 납부하는 보험료는 위에서 설명한 원리에 따라 추정한 보험료이다. 그러나 종업원의 숫자나 그들이 받는 급료는 항상 변수이므로, ‘보험이 끝날 때’ 지난 1년 동안 실제로 나간 급료와 실제로 일한 종업원의 숫자를 가지고 보험료를 정산할 필요가 생긴다. 그래서 매년 ‘보험이 갱신되는 때’를 전후해서 급료장부(Payroll)를 감사(Audit)하는 절차가 있다. 각 보험회사가 정한 절차에 따라 보험회사의 감사원(Auditor)이 실제로 나와서 회계장부를 보자고하는 경우(Physical Audit)도 있지만, 고용주가 스스로 써내도록 요청하는 자발적 감사보고(Voluntary Audit)에 의존하는 경우도 있다. 어느 경우에도 사실대로 보고해야 하며, 고용주(보험가입자)는 회계감사에 협조해야 할 의무가 있다.
그런데 급료장부를 감사한 결과는 이미 동 보험에서 제외된 1인 내지 2인의 고용주밖에 아무도 급료장부에 기록된 종업원이 없기 때문에, 다시 말해서 ‘보험료를 매길 수 있는 종업원이 없기 때문에’ 동 보험이 취소될 수밖에 없는 처지에 처하게 된다.

Moses S. Kim 김성준

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종업원 상해 보상보험과 신체장애 혜택보험 - 보험료 산정, 보험료 정산

종업원이 일하다 다치거나(On the job injury), 그가 하는 일로 병들었을 때(Sickness due to the job), 다치거나 병든 종업원에게 ‘일정한 혜택’을 부여하는 보험이 종업원 상해보상보험(Workers Compensation and Employer's Liability Policy=WC)이다.
그가 하는 일과 관계없이 다치거나 병들었을 때 ‘일정한 혜택’을 부여하는 보험이 신체장애 혜택 법에 의한 보험(Disability Benefit Law Policy=DBL)이다. 뉴욕 주에서는 이상 두 가지 보험을 동시에 따로 들어야 한다.
위에서 말한 ‘일정한 혜택’이란 종업원 상해보상보험에서는 일하다 다치거나, 그가 하는 일로 병든 종업원의 치료비와 일하지 못하는 기간 동안 고용주로부터 받지 못하는 급료(Wage)를 의미한다. 신체장애 혜택 법에 의한 보험에서는 신체장애에 걸린 사람이 사회보장(Social Security)에서 신체장애 혜택(Disability Benefit)을 받기까지 기다려야 하는 6개월(26주)간의 대기기간(Waiting Period)에 한해서 그가 하는 일과 상관없이 다치거나 병든 종업원에게 지급하는 급료를 의미한다.
이 두 가지 보험(WC & DBL)은 뉴욕 주에서 종업원을 거느리는 고용주는 반드시 들어야 한다. 뉴져지 주에서는 종업원 상해보상보험만 든다. 여기서 ‘들어야 한다(Statutory or Mandatory)’는 말은 ‘법적인 의무가 있다’는 뜻이다. 따라서 법적인 의무를 소홀히 하면, 벌과금과 그 결과에 대한 법적 책임이 뒤따른다.
따라서 종업원을 거느린 고용주는 ‘종업원을 거느리는 순간부터’ 이미 보험에 들어있어야 한다. 실제적으로 급료장부(Payroll)가 생길 때를 기준해서 미리 보험에 가입하는 것이 바람직하다. 특히 관공서에 면허(License)나 허가(Permit)를 신청할 때 이 두 가지 보험이 필수 구비서류에 포함되는 업체는 미리미리 이 보험에 가입해 두는 것이 좋을 것이다.
종업원 상해보상 보험의 보험료
종업원 상해보상 보험의 보험료는 종업원들에게 지급한 급료의 직종별 1년 단위 총액과 종업원들의 100불 단위 직종별 요율에 따라 결정된다. 요율(Rate)은 업종이나 직종의 직업상 통계적 위험도에 따라 정해진 것이다. 예를 들면, 사무직원은 100불당 25센트, 그로서리 가게 점원은 2불 26센트, 자동차 정비사는 6불 39센트, 목공 기술자는 19불 88센트로 직업상 위험도를 반영하고 있다.
신체장애 혜택 보험의 보험료
신체장애 혜택 보험의 보험료는 여자와 남자의 숫자와 여자요율과 남자요율에 따라 결정된다. 여자요율이 남자요율보다 두 배 이상 높다. 예를 들면, 남자 종업원은 연에 21불인데 비해 여자 종업원은 45불 60센트 정도 된다. 이 보험에 사고로 죽거나 또는 수족이 잘린 경우 보험금을 지불하는 보험(Accidental Death & Dismemberment = AD&D)을 추가로 판매하는 보험회사(First Rehab Life)도 있다. 이 AD&D 보험은 꼭 들어야 하는 보험은 아니지만(Optional), 종업원이 일하다 또는 일과 상관은 없지만 종업원으로 있다가 사고를 당하여 사망하면 고용주로서 35,000불(보험료 월 1불) 또는 70,000불(보험료 월 2불)을 보상금으로, 손발이 잘린 경우에는 사망보상금의 1/2을 그 본인 또는 가족에게 지급할 수 있다는 점에서 생각이 깊은 고용주들의 눈길을 끄는 보험이다. 보험료는 물론 사업경비로 처리되기 때문에 고용주는 그 만큼 부담을 줄이면서 종업원들에게 돌아갈 혜택을 제공하는 셈이 되기 때문이다.

회계감사와 보험료 정산
‘보험이 시작될 때’ 납부하는 보험료는 위에서 설명한 원리에 따라 추정한 보험료이다. 그러나 종업원의 숫자나 그들이 받는 급료는 항상 변수이므로, ‘보험이 끝날 때’ 지난 1년 동안 실제로 나간 급료와 실제로 일한 종업원의 숫자를 가지고 보험료를 정산할 필요가 생긴다. 그래서 매년 ‘보험이 갱신되는 때’를 전후해서 급료장부(Payroll)를 감사(Audit)하는 절차가 있다. 각 보험회사가 정한 절차에 따라 보험회사의 감사원(Auditor)이 실제로 나와서 회계장부를 보자고하는 경우(Physical Audit)도 있지만, 고용주가 스스로 써내도록 요청하는 자발적 감사보고(Voluntary Audit)의 경우도 있다. 어느 경우에도 사실대로 보고해야 하며, 고용주(보험가입자)는 회계감사에 협조해야 할 의무가 있다.
주주 제외(Shareholder Exclusion)
자영업자(Sole Proprietor), 조합영업자(Partners), 1인 내지 2인 법인체(One man or Two men Corporation)의 주주영업자(Shareholder-Executive Officers)는 고용주이면서 동시에 종업원으로 간주되기 때문에 뉴욕 주는 고용주 자신들을 동 보험에 들고 안 드는 것을 고용주 자신들이 스스로 선택하는 것을 허용하고 있다. 따라서 뉴욕 주에서는 자신들을 동 보험에 포함시킬 수도 있고 제외시킬 수도 있다. 그래서 뉴욕 주에서는 자신을 종업원으로 간주하여 보험에 들 수도 있고, 반대로 보험료를 안내고 혜택을 포기하는 대신 고용주 자신은 동 보험대상에서 빠질 수도 있다. 한편 뉴져지 주에서는 법인체의 주주영업자는 법적 고용주인 법인체의 종업원으로 간주되어 자신을 제외시킬 수가 없다. 따라서 뉴져지 주에서는 법인체의 주주들일지라도 예외 없이 동 보험을 들어야 한다.

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종업원 상해보상보험 - 벌금

종업원 상해보상 보험은 일을 하다가 몸을 다친 종업원에게 즉각적인 치료비와 수술비(Medical & Surgical Expenses)를 물어줄 뿐 아니라 신체상해로 잃어버린 수입(Loss of Earnings)을 보상해주며, 만일 신체상해로 죽게 되면 유가족에게 사망보상금(Death Benefits)을 지급해준다.
종업원 상해보상 보험은 구체적으로 종업원의 상해보상 및 고용주의 책임보험(Workers Compensation & Employers Liability Insurance)으로 구성되어 있다. 전자(종업원 상해보상)는 종업원이 일하다가(On the job) 사고나 질병으로 인한 신체상해(Bodily Injury by accident or disease)를 입을 때, 또는 그 결과 사망할 때, 종업원 상해보상법(Workers Compensation Law)에 정해진 일정한 혜택을 그 몸을 다친 종업원이 받을 수 있도록 한 것이며, 후자(고용주의 책임보험)는 일하다 몸을 다친 종업원이 고용주의 태만(Negligence of the employer)에 대해서 책임을 물을 때 그 고용주의 책임을 뒷받침하도록 한 것이다.
이러한 종업원 상해보상보험은 모름지기 종업원을 거느리는 모든 고용주가 반드시(Mandatory or Statutory) 들어야할 보험이다. 따라서 이 보험 가입여부에 대한 감독과 이 보험을 가입하지 않은 고용주에 대한 벌금이 부과된다.
벌금
종업원에게 급료를 지급하게 되면, 여러 가지 종업원의 급료와 관계되는 세금을 내게 된다. 여러 가지 세금가운데 종업원과 관계되는 종업원의 실직보험번호(Unemployment Insurance ID)을 신청할 때 노동청(Labor Department)과 종업원 상해보상위원회(Workers Compensation Board)에 고용주의 사업시작이 알려지면서, 종업원 상해보상법의 준수여부에 대한 감독이 시작된다. 그래서 뉴욕 주는 종업원 상해보상위원회의 준수관리부(Bureau of Compliance)로부터 종업원에게 급료가 지급되는 시점에서부터 종업원 상해보상보험을 든 시점까지 사이의 공백 기간에 대해서 벌금을 부과하는 벌금 통지서(Notice of Penalty)를 고용주에게 보낸다. 이 통지서를 보면, 하루에 $100의 벌금이 부과되고 있다. 예컨대 3개월(90일)동안 보험을 안 들었을 경우 물어야할 벌금은 $9,000이 된다.
뉴져지 주는 노동청(Department of Labor & Workforce Development)으로부터 준법여부확인(Compliance Enforcement Cross-Match)이라는 통지서를 각 고용주에게 보내는데, 이 통지서에 의하면 처음 20일간의 공백에 대해서 $1,000의 벌금을 물리고, 그 이후 매 10일간의 공백에 대해서 $1,000씩 벌금을 추가 징수한다고 되어있다. 예컨대 3개월(90일) 동안 보험을 안 들었을 경우에 물어야할 벌금은 $8,000이 된다.
뉴욕주에서 반드시 들어야하는 또 한 가지의 종업원에 대한 보험 - Disability Benefit Law(DBL) Policy
뉴욕 주에서는 종업원 상해보상보험을 들어야하는 모든 업주 또는 고용주는 동시에 신체장애 혜택 법에 의한 보험(Disability Benefit Law Policy=DBL)이라고 하는 것을 반드시(Mandatory, Statutory or Compulsory) 들어야한다. "반드시“라는 뜻은 들지 않았을 때 벌금이 따른다는 뜻이다. 이 DBL은 사회보장(Social Security)에서 장기간 신체장애(Long Term Disability)에 대한 혜택을 받기 위해서 6개월을 기다려야하는데, 이 기다리는 기간(Waiting Period)을 메워주는 보험이 DBL이다. 그래서 이 DBL은 그 혜택제공기간이 6개월(26주 또는 180일)에 한정되며, 공백 기간이 생기면 역시 벌금을 물게 된다. 따라서 뉴욕 주에서 사업을 하는 고용주들은 반드시 종업원 상해보상보험증서(Workers Compensation Policy=WC)와 신체장애 혜택법 보험증서(Disability Benefit Law Policy=DBL)를 동시에 함께 구입해야한다.
종업원 상해보상보험은 업종(Classification)에 따른 보험요율(Rate)과 종업원들에게 앞으로 1년간 지급될 급료의 총액에 의해서 보험료가 추정되고(Estimated), 또 지나간 1년간 지급된 급료의 총액에 따라서 그 보험료가 결정되므로(Determined) 고용주의 급료장부(Payroll)를 확인하는 과정이 회계사와 보험인의 업무상 협조가 필요한 부분이 된다.
첫 번째 급료가 지급되는 시점에서 보험을 든 시점까지 공백 기간을 없애려면, 즉 공백 기간이 생겨서 그에 대한 벌금을 물지 않으려면, 종업원 상해보상보험은 첫 번째 급료가 지급되기 이전에 들어야 한다는 것은 자명하다. 새로 시작하는 사업체의 급료장부를 설치해주는 회계사는 첫 번째 급료가 나가기 전에 종업원 상해보상보험을 들도록 종용해야 한다.

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